{"id":1994,"date":"2017-05-24T09:28:35","date_gmt":"2017-05-24T12:28:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.contab.com.br\/sis\/?p=1994"},"modified":"2017-05-24T09:28:48","modified_gmt":"2017-05-24T12:28:48","slug":"10-dicas-para-ajudar-voce-a-organizar-notas-fiscais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.contab.com.br\/sis\/10-dicas-para-ajudar-voce-a-organizar-notas-fiscais\/","title":{"rendered":"10 dicas para ajudar voc\u00ea a organizar notas fiscais"},"content":{"rendered":"

Notas fiscais s\u00e3o documentos que toda empresa deve manter organizados e com f\u00e1cil acesso. Assim, quando \u00e9 preciso provar que uma conta j\u00e1 foi paga, por exemplo, basta ir at\u00e9 a pasta em que a nota est\u00e1 guardada para resolver a quest\u00e3o em poucos minutos.<\/p>\n

Al\u00e9m de esta ser uma excelente maneira para evitar problemas com a fiscaliza\u00e7\u00e3o, organizar\u00a0notas fiscais tamb\u00e9m contribui para a produtividade, porque acelera processos e elimina desperd\u00edcios de tempo no departamento cont\u00e1bil.<\/p>\n

<\/p>\n

Na sua empresa, esta \u00e9 uma \u00e1rea que ainda precisa ser melhor oraganizada? Ent\u00e3o, sugerimos que voc\u00ea comece implementando as dez dicas para voc\u00ea organizar notas<\/a>fiscais\u00a0que reunimos abaixo. Acompanhe:<\/p>\n

Como organizar as notas fiscais da empresa<\/strong><\/h2>\n

1. Crie pastas para organizar os documentos impressos<\/h3>\n

O primeiro passo \u00e9 organizar as notas f\u00edsicas. Voc\u00ea pode utilizar caixas ou pastas para isso, mas \u00e9 importante que os documentos sejam separados por: ano, m\u00eas e cliente (ou outra categoria mais adequada para o seu neg\u00f3cio. Elas podem ser separadas por produto, por exemplo). Considere utilizar pastas suspensas, dentro de um arquivo, ou sanfonadas. A melhor op\u00e7\u00e3o depende do n\u00famero de notas que devem ser armazenadas.<\/p>\n

2. Crie c\u00f3digos em cores para as suas pastas de notas fiscais f\u00edsicas<\/h3>\n

Etiquetas coloridas\u00a0permitem a r\u00e1pida visualiza\u00e7\u00e3o das categorias. Assim, se voc\u00ea sabe que a pasta de cor amarela corresponde ao comprador\u00a0X, fica mais f\u00e1cil encontrar os documentos deste cliente sempre que necess\u00e1rio.<\/p>\n

3. Crie pastas e subpastas no seu computador<\/h3>\n

Use a mesma l\u00f3gica para organizar as notas fiscais eletr\u00f4nicas. Crie pastas descrevendo o ano das notas que est\u00e3o armazenadas nelas e subpastas com os meses e demais categorias. Isso facilita a busca.<\/p>\n

4. Tenha c\u00f3pias das suas notas fiscais eletr\u00f4nicas<\/h3>\n

Quando falamos de documentos importantes guardados no computador, \u00e9 essencial garantir que eles n\u00e3o ser\u00e3o perdidos caso a m\u00e1quina precise ser formatada. Fa\u00e7a um backup das suas notas, em um pendrive ou HD externo. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode optar por armazen\u00e1-las na nuvem. Assim, al\u00e9m de assegurar que elas n\u00e3o ser\u00e3o perdidas, voc\u00ea pode acess\u00e1-las a partir de qualquer dispositivo conectado \u00e0 internet.<\/p>\n

5. Separe as notas que t\u00eam mais de 5 anos<\/h3>\n

Notas fiscais, f\u00edsicas e eletr\u00f4nicas, precisam ser guardadas por cinco anos. Documentos mais velhos do que isso, podem ser separados em um arquivo morto. Isso faz com que os documentos que ainda podem ser solicitados pela fiscaliza\u00e7\u00e3o fiquem melhor organizados.<\/p>\n

6. Crie processos e treine a sua equipe<\/h3>\n

Um dos segredos para um escrit\u00f3rio bem organizado, \u00e9 ter processos bem definidos. Organize o fluxo de atividades que envolvem as notas fiscais: desde o seu preenchimento, que deve ser feito com bastante aten\u00e7\u00e3o, at\u00e9 a hora em que o documento \u00e9 armazenado nos arquivos (f\u00edsicos e digitais). Treine os colaboradores que t\u00eam contato com as notas fiscais para que eles saibam quais s\u00e3o os padr\u00f5es da empresa no que diz respeito \u00e0 ordem e ao controle destes documentos.<\/p>\n

7. Defina respons\u00e1veis pela organiza\u00e7\u00e3o das notas fiscais<\/h3>\n

Quanto menos pessoas t\u00eam acesso \u00e0s notas fiscais, menores os riscos de elas ficarem desorganizadas. Escolha\u00a0os colaboradores que devem ser respons\u00e1veis pelo manejo dos documentos e garanta que eles sigam os padr\u00f5es definidos. Assim, outros funcion\u00e1rios podem pedir aux\u00edlio para eles quando precisarem de determinada nota.<\/p>\n

8. Separe pelo menos um dia no m\u00eas para baixar as suas notas fiscais eletr\u00f4nicas<\/h3>\n

J\u00e1 falamos aqui sobre a import\u00e2ncia de baixar as notas fiscais eletr\u00f4nicas\u00a0pelo menos, uma vez por m\u00eas. Esta \u00e9 uma a\u00e7\u00e3o que ajuda a evitar que notas frias sejam lan\u00e7adas com o seu CNPJ e que otimiza o controle das suas notas. Fa\u00e7a desta uma tarefa agendada no seu calend\u00e1rio, assim voc\u00ea evita esquecimentos e garante um neg\u00f3cio produtivo e protegido.<\/p>\n

9. Conte com um sistema emissor de notas fiscais<\/h3>\n

Sistemas de gest\u00e3o ajudam a otimizar processos relacionados ao controle das notas fiscais. \u00c9 o caso do software para emiss\u00e3o de notas eletr\u00f4nicas, que automatiza a tarefa. Assim, h\u00e1 economia de tempo, uma vez que a emiss\u00e3o \u00e9 feita em poucos cliques, e redu\u00e7\u00e3o de erros.<\/p>\n

10. Agilize a comunica\u00e7\u00e3o com o contador<\/h3>\n

Se a sua empresa conta com um contador terceirizado, \u00e9 importante que ele tenha f\u00e1cil acesso a estes documentos. Usar um sistema que permita o r\u00e1pido envio das suas notas ao profissional \u00e9 uma solu\u00e7\u00e3o moderna que simplifica\u00a0processos e garante que o contador possa trabalhar com maior efici\u00eancia em prol do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n

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